Zile trecute vorbeam de completarea formularelor, azi însă ne referim la completarea automată a formularelor folosind baze de date. Pentru toate aceste exemple găsiți aici fișierele de lucru. Când spui de baze de date te gândești în primul rând la baze de date Access (pentru că vorbim numai de Office), dar situația nu stă chiar așa. De fapt, poți folosi tabele Word sau date din Excel. Care este diferența? Vom face referire la un moment dat despre această diferență.
Vom trata una din situațiile de îmbinarea corespondenței (o traducere directă pentru Mail Merge), aceea a unei invitații. Generic vorbind, avem un document de bază (scrisoare, formular, etc.) și o tabelă populată cu date. Versiunea Office 2003 deschidea un asistent (wizard) într-o zonă de activități care în șase pași realiza îmbinarea de corespondență. Ne folosim de Mail Merge, a cărui interpretare “grafică” o vedeți prezentată în continuare, pentru a realiza ceea ce ne-am propus.

Deschidem documentul de bază (invitație), apoi din meniu alegem opțiunea Mailings. Din zona Start Mail Merge alegem Letters iar din Select Recipients stabilim ce fel de bază de date (tabel cu date) folosim.

După cum se observă, avem posibilitatea de a introduce/crea o bază de date, să folosim una deja existentă sau să ne alegem din contactele din Outlook. În momentul în care alegem Use Existing List suntem îndrumați către All Data Sources, de fapt My Data Sources din Documents Library.

Cum aici nu avem nimic salvat, alegeți directorul Baze de date din arhiva cu fișierele de lucru. Dacă o să urmăriți lista de extensii acceptate o să sesizați un număr destul de mare de tipuri de fișiere. În directorul meu veți găsi două tipuri de fișiere (Excel și Access).
Indicat ar fi să folosiți o tabelă Access, unde, dacă este necesar, puteți modifica structura lor prin adăugarea sau ștergerea de înregistrări direct din interfața de lucru, folosind Edit Recipient List… și v-ar scuti de o serie de probleme (unele dintre ele prezentate mai încolo).

Cred că este momentul să legăm documentul nostru cu baza de date. Acest lucru se face prin introducerea câmpurilor aferente tabelei de lucru, folosind Insert Merge Fields. Ne poziționăm acolo unde vrem să avem datele și introducem fiecare element in parte, așa cum apare în imaginea următoare (evidențierea câmpurilor se face activând Highlight Merge Fields).

Pasul următor presupune verificarea și validarea datelor introduse. Pentru asta folosim Preview Results.

Pot să apară următoarele probleme:
– Nu se văd rezultatele pe pagină (afişează numai codurile). Soluţie: folosiţi Print Preview.
– La transferul datelor dintr-o tabelă Excel în text, nu se mai face formatarea datelor iar afişarea se face cu o valoare diferită. Soluţie: Folosind Shift+F9 aveţi acces la vizualizarea conţinutului codurilor, în cazul nostru… Astfel, de exemplu pentru zona de Preţ, modificaţi afişarea în modul următor: click dreapta Edit Field, Field Codes (stânga jos), editaţi {MERGEFIELD Pret ###,00} … Aveţi în continuare compararea celor două elemente (needitat şi editat).

– Nu vreau să trec clasicul examen(e) în textul meu, adică atunci când avem valori mai mari de 1 să alegem pluralul. Aş vrea să se facă automat. Pentru asta vom folosi Rules, If… Then… Else… unde, în cazul nostru, am ales…

iar textul meu va arăta astfel…

Am ajuns la final. Ce vreau să obţin? Pentru asta, în primul rând trebuie să apelăm Finish & Merge.

Prima variantă (Edit Individual Documents) crează un document care cumulează toate date (în cazul nostru s-au generat 9 pagini pentru că am avut 9 înregistrări în baza de date), pe care îl regăsiți sub denumirea de Corespondenta. A doua variantă va lista rezultatul cumulării acestor date.
Nu mai rămâne decât să testaţi sau chiar să folosiţi în documentele voastre…