De ce office business? Cred că nu vă așteptați să găsiți aici sfaturi în utilizarea programelor din Microsoft Office? Aici e problema… trainingurile la firme au scos în evidență că utilizatorii sunt pregătiți în folosirea de bază a programelor, dar nu găsesc soluții pentru anumite probleme, să zicem de nișă. M-am hotărât cu greu ce element să prezint pentru primul tutorial dedicat zonei de business. Am recapitulat câteva cereri apărute în timp și am ales crearea de formulare folosind editorul de text Microsoft Word.

Vom folosi drept exemplu o firmă care oferă servicii de pregătire. Candidații urmează să completeze un formular. Aceștia sunt rugați să-l completeze, să-l salveze cu numele lor și să-l trimită prin e-mail.

După ce v-ați ales textul pe care doriți să-l folosiți, activați zona Developer (Office Button – Word Options – activați Show Developer Tab). Zona pe care o vom folosi este Legacy form (valabilă și în Word 2003).  Formularul pe care-l vom folosi va strânge datele și le va salva în format text (acesta va fi importat ulterior într-o foaie de calcul).

Ideea e ce fel de câmpuri vreți să folosiți pentru formularul dvs. Cel mai folosit este cel de tip Regular text (cum este cazul Nume Prenume, Adresa, Profesie, Firma). Pentru CNP sau numere de telefon, chiar dacă conțin cifre, vă sfătuiesc să folosiți tot tipul Text. Mai aveți varianta Date (atenție la alegerea formatului de dată pentru România dd.MM.yyyy). Folosiți tipul Number dacă vreți să calculați ulterior. De exemplu, dacă doriți însumarea a două câmpuri (pretestare și practică) alegeți tipul numeric, alegeți un nume pentru Bookmark (Atenție! Nu puneți și numere în denumire) și nu uitați să selectați Calculate on exit. Pentru Total alegeți Calculation  iar în zona Expression puneți =pre + pra  (echivalentul numelor câmpurilor utilizate)… nu uitați de Calculate on exit.

Prin opțiunea Add Help Text… puteți introduce avertizări de genul “Atenție! CNP-ul are 13 cifre!” sau “Numai în cazul participării sub contract colectiv”, care se pot vizualiza în bara de stare a documentului.

Se pot introduce, de asemenea, elemente de tip Drop-down (liste de opțiuni) sau Check box (căsuțe de validare).

Se pare că materialul nostru se apropie de final. Ar trebui să-l pregătim pentru validare.

În primul rând să-l protejăm, astfel încât utilizatorul să folosească doar zonele de completat (trecerea de la o zonă la alta se face mai practic cu Tab). Pentru aceasta din Protect Document alegeți Restrict formatting and Editing… selectați pct. 2 Editing restrictions – Allow only… Filling in forms, apoi validați Yes, Start Enforcing Protection. Parolați.

În al doilea rând, ar trebui să activăm folosirea doar a elementelor din formulare… din Office Button, Word Options, Advanced, selectați Print only the data from a form.